আন্তর্জাতিক মিটিং শিডিউল করার সহজ উপায়

আপনার বিকেল চারটার মিটিং কারও সকালের প্রথম কফির সময়, আবার কারও রাতের খাবারের মাঝখানে পড়তে পারে। আমন্ত্রণ পাঠানোর সময় এই পার্থক্য চোখে না পড়লে সমস্যা শুরু হয় পরে। কেউ দেরিতে যোগ দেন। কেউ ঘুম কমিয়ে উপস্থিত থাকেন। আর কেউ একই মিটিংয়ের জন্য আলাদা তারিখ ধরে বসে থাকেন। আন্তর্জাতিক মিটিং ঠিক করার ভালো উপায় হলো শুধু ঘড়ির সময় না মেলানো। মানুষের কাজের সময়, স্থানীয় তারিখ এবং বছরের মধ্যে ঘড়ি বদলানোর নিয়মও একসঙ্গে দেখতে হবে। কয়েকটি ধাপ অনুসরণ করলেই কাজটি অনেক সহজ হয়।

শহরের আগে মানুষের সময় জানুন

শুধু দেশের নাম নিয়ে শুরু করলে ভুল হওয়ার সুযোগ থাকে। একই দেশের একাধিক সময় অঞ্চল থাকতে পারে। কেউ আবার প্রতিষ্ঠানের অফিস থেকে দূরে বসে কাজ করেন। তাই জিজ্ঞেস করুন, মিটিংয়ের দিন তিনি কোন শহরে থাকবেন। পরিচিত অফিসের ঠিকানা ধরে সময় হিসাব করবেন না। ভ্রমণে থাকা সহকর্মীর জন্য এটি বিশেষভাবে দরকার। তাঁর ক্যালেন্ডারও তখন অন্য সময় অঞ্চলে সময় দেখাতে পারে।

এরপর প্রত্যেকের স্বাভাবিক কাজের শুরু ও শেষের সময় জানুন। সকাল নয়টা থেকে বিকেল পাঁচটা সবার জন্য প্রযোজ্য ধরে নেওয়া ঠিক হবে না। কারও কাজ শুরু হয় সকাল আটটায়। কেউ দুপুর থেকে সন্ধ্যা পর্যন্ত কাজ করেন। দুপুরের বিরতি, সন্তানকে স্কুল থেকে আনার সময় বা নিয়মিত চিকিৎসার সময়ও থাকতে পারে। ব্যক্তিগত কারণ জানতে হবে না। কোন সময় তিনি উপস্থিত থাকতে পারবেন, সেটুকু জানলেই যথেষ্ট।

কর্মদিবসও মিলিয়ে নিন। আপনার বৃহস্পতিবার অন্য কারও সাপ্তাহিক কাজের শেষ দিন হতে পারে। আবার স্থানীয় ছুটির কারণে সাধারণ কর্মদিবসেও তিনি অনুপস্থিত থাকতে পারেন। ক্যালেন্ডারে খালি ঘর দেখা মানেই সেই সময়টি মিটিংয়ের জন্য স্বস্তিকর, এমন ধরে নেবেন না।

কাজের সময় যেখানে মেলে, সেখান থেকে শুরু করুন

একাধিক শহরের সময় তুলনা করার সময় মিটিং পরিকল্পক দিয়ে নির্দিষ্ট তারিখ ধরে দেখুন। আজকের সময়ের পার্থক্য দেখে আগামী মাসের মিটিং ঠিক করবেন না। আগে সম্ভাব্য তারিখ বেছে নিন। এরপর প্রতিটি শহরে প্রস্তাবিত সময়টি কাজের সময়ের মধ্যে পড়ছে কি না মিলিয়ে নিন।

ধরা যাক, ঢাকা, লন্ডন ও নিউইয়র্কের তিনজন সহকর্মীকে নিয়ে মিটিং হবে। নিচের উদাহরণে প্রত্যেকের কাজের সময় স্থানীয় সকাল ৯টা থেকে বিকেল ৫টা ধরা হয়েছে। তারিখ ১৫ জানুয়ারি ২০২৭। ওই তারিখে ঢাকার সময় UTC+06:00, লন্ডনের UTC+00:00 এবং নিউইয়র্কের UTC-05:00 ধরে হিসাব করা হয়েছে। অন্য মৌসুমে একই পার্থক্য থাকবে, এমন ধরে নেওয়া যাবে না।

একই মুহূর্তে তিন শহরের কাজের অবস্থা

ঢাকার সময়	লন্ডনের সময়	নিউইয়র্কের সময়	কাদের অসুবিধা
বিকেল ৩টা	সকাল ৯টা	ভোর ৪টা	নিউইয়র্কের অংশগ্রহণকারীর
বিকেল ৫টা	সকাল ১১টা	সকাল ৬টা	নিউইয়র্কের, আর ঢাকায় কাজের সময় শেষ
রাত ৮টা	দুপুর ২টা	সকাল ৯টা	ঢাকার অংশগ্রহণকারীর

এখানে তিন শহরের সবার স্বাভাবিক কাজের সময় একসঙ্গে মেলেনি। এটি হিসাবের ভুল নয়। ভৌগোলিক দূরত্বের কারণে এমন হতেই পারে। তখন লক্ষ্য হবে বাস্তবসম্মত সমঝোতা। শুধু দুটি শহরের সুবিধা দেখে তৃতীয় শহরের মানুষকে প্রতি সপ্তাহে ভোরে ওঠার দায় দেবেন না।

মিটিংয়ের শেষ সময়টিও হিসাব করুন। কারও অফিস বিকেল পাঁচটায় শেষ হলে পৌনে পাঁচটায় এক ঘণ্টার মিটিং শুরু করা তাঁর কাজের সময়ের মধ্যে মিটিং রাখা হলো না। পুরো সময়সীমা মিলতে হবে। দরকার হলে ৬০ মিনিটের বদলে ২৫ মিনিট রাখুন। ছোট আলোচনার জন্য সুবিধাজনক সময় পাওয়ার সম্ভাবনাও বাড়ে।

একটি সিদ্ধান্তে পৌঁছানোর সহজ ধাপ

অনেকগুলো বার্তা চালাচালি করলে সময় ঠিক করতেই মিটিংয়ের সমান সময় চলে যায়। একজন সমন্বয়কারী থাকলে কাজটি সহজ হয়। তিনি সবার সীমাবদ্ধতা নিয়ে কয়েকটি বাস্তবসম্মত প্রস্তাব তৈরি করবেন। তারপর এই ক্রমে এগোনো যায়।

1. উপস্থিতির প্রয়োজন ঠিক করুন। কাদের ছাড়া সিদ্ধান্ত হবে না, আগে জানুন। শুধু খবর জানার জন্য যাঁরা থাকবেন, তাঁদের লিখিত সারাংশ দেওয়া যায় কি না ভাবুন।

2. তারিখ ও দৈর্ঘ্য বেছে নিন। দুই বা তিনটি সম্ভাব্য সময় দিন। প্রত্যেকটির সঙ্গে সংশ্লিষ্ট শহরের স্থানীয় সময় ও তারিখ লিখুন।

3. পুরো সময়সীমা যাচাই করুন। কাজের সময়, বিরতি এবং আগের বা পরের মিটিংয়ের সঙ্গে সংঘর্ষ আছে কি না দেখুন। টানা বৈঠকের মাঝখানে সামান্য বিরতি রাখুন।

4. অসুবিধার ভাগ নিয়ে একমত হন। সবার সুবিধা না হলে কার জন্য কতটা অসুবিধা হচ্ছে তা প্রকাশ্যে বলুন। নিয়মিত মিটিং হলে সময় পাল্টানোর ব্যবস্থা রাখুন।

5. একটি চূড়ান্ত আমন্ত্রণ পাঠান। সিদ্ধান্ত হওয়ার পর পুরোনো প্রস্তাব সরিয়ে দিন। সময় বদলালে একই ক্যালেন্ডার আমন্ত্রণ হালনাগাদ করুন, যাতে দুটি আলাদা সময় চালু না থাকে।

ঘড়ির সঙ্গে স্থানীয় তারিখও মিলিয়ে নিন

আন্তর্জাতিক মিটিংয়ে সময় ঠিক থাকলেও তারিখ ভুল হতে পারে। ঢাকায় ১৬ জানুয়ারি রাত ১২টা ৩০ মিনিট হলে UTC সময় তখন ১৫ জানুয়ারি সন্ধ্যা ৬টা ৩০ মিনিট। নিউইয়র্কে ওই মুহূর্তে ১৫ জানুয়ারি দুপুর ১টা ৩০ মিনিট। অর্থাৎ একই মিটিং ঢাকার ক্যালেন্ডারে শনিবার, নিউইয়র্কের ক্যালেন্ডারে শুক্রবার পড়তে পারে।

তাই শুধু “শুক্রবার রাতে” লিখবেন না। কার শুক্রবার, সেটি বোঝা যায় না। “আগামীকাল” শব্দটিও এড়িয়ে চলুন। বার্তাটি পড়ার সময় বা পাঠকের অবস্থান বদলালে অর্থ পাল্টে যায়। প্রত্যেক প্রাসঙ্গিক শহরের পাশে পূর্ণ তারিখ লিখুন। মাসের নাম লিখলে 03/04 ধরনের তারিখের দ্ব্যর্থতাও থাকে না।

রাত ১২টার কাছাকাছি মিটিং হলে বাড়তি মনোযোগ দিন। ০০:০০ একটি নতুন দিনের শুরু। আমন্ত্রণে তারিখ ভুল বসলে পুরো এক দিন এদিক বা সেদিক হয়ে যেতে পারে। সম্ভাব্য হলে এমন সীমান্তবর্তী সময় এড়িয়ে চলুন। সম্ভব না হলে ক্যালেন্ডারে দিন ও তারিখ পড়ে নিশ্চিত হতে বলুন।

ডেলাইট সেভিং বদলালে পুরোনো হিসাব ছেড়ে দিন

কিছু অঞ্চলে বছরের নির্দিষ্ট সময়ে ঘড়ি এগিয়ে বা পিছিয়ে নেওয়া হয়। একে ডেলাইট সেভিং টাইম বলা হয়। ফলে দুটি শহরের সময়ের পার্থক্য সারা বছর একই নাও থাকতে পারে। বাংলাদেশে নিজের ঘড়ি অপরিবর্তিত দেখলেও বিদেশের সহকর্মীর সঙ্গে ব্যবধান বদলে যেতে পারে।

যুক্তরাষ্ট্রের প্রযোজ্য অঞ্চলগুলোর ঘড়ি পরিবর্তনের নিয়ম অনুযায়ী মার্চের দ্বিতীয় রবিবার ডেলাইট সেভিং শুরু হয় এবং নভেম্বরের প্রথম রবিবার শেষ হয়। এই নিয়ম সব দেশ বা যুক্তরাষ্ট্রের সব এলাকার জন্য প্রযোজ্য নয়। তাই একটি দেশের নিয়ম দিয়ে পুরো দলের হিসাব করবেন না।

সবচেয়ে বেশি সতর্ক থাকুন যখন দুটি অঞ্চলে ভিন্ন সপ্তাহে ঘড়ি বদলায়। মাঝের কয়েকটি মিটিংয়ে সময়ের ব্যবধান সাময়িকভাবে অন্য রকম হতে পারে। গত সপ্তাহে ঢাকায় সন্ধ্যা সাতটায় হওয়া মিটিং এই সপ্তাহেও সাতটায় হবে, পুরোনো বার্তা দেখে এমন সিদ্ধান্ত নেবেন না। নির্দিষ্ট তারিখের ক্যালেন্ডার দেখুন।

ঘড়ি এগোনোর রাতে কিছু স্থানীয় সময় বাদ পড়ে যায়। পিছিয়ে নেওয়ার রাতে কিছু সময় দুবার আসে। এমন রাতে মিটিং রাখতেই হলে শুধু স্থানীয় ঘড়ির সংখ্যা যথেষ্ট নয়। UTC সময় এবং সঠিক সময় অঞ্চলসহ আমন্ত্রণ দিন। সাধারণ অফিস সময়ে মিটিং রাখলে এই বিশেষ জটিলতা অনেকটাই এড়ানো যায়।

নিয়মিত মিটিংয়ে কোন সময় স্থির থাকবে ঠিক করুন

প্রতি মঙ্গলবার সকাল দশটায় মিটিং বললে প্রশ্ন থাকে, কার সকাল দশটা? আয়োজকের স্থানীয় সময় স্থির রাখলে অন্য অঞ্চলের অংশগ্রহণকারীর সময় ডেলাইট সেভিংয়ের কারণে বদলাতে পারে। আবার UTC সময় স্থির রাখলে ঘড়ি পরিবর্তন করা এলাকার মানুষের স্থানীয় সময় বদলাবে। কোনটি দলের জন্য ভালো, শুরুতেই ঠিক করুন।

ক্যালেন্ডারে সম্ভব হলে Asia/Dhaka, Europe/London বা America/New_York ধরনের IANA সময় অঞ্চল নির্বাচন করুন। UTC+06:00 একটি নির্দিষ্ট পার্থক্য জানায়। শহরভিত্তিক সময় অঞ্চল সেই এলাকার প্রযোজ্য সময়ের নিয়ম শনাক্ত করতে সাহায্য করে। ভবিষ্যতের ধারাবাহিক মিটিংয়ের ক্ষেত্রে এই পার্থক্য কাজে লাগে।

ক্যালেন্ডার সময়মান স্থানীয় সময়ের সঙ্গে সময় অঞ্চল শনাক্তকারী ব্যবহার এবং পুনরাবৃত্ত ঘটনার নিয়ম প্রকাশের ব্যবস্থা নির্ধারণ করে। তাই শুধু চ্যাটে সময় লিখে রাখার পাশাপাশি সঠিক সময় অঞ্চল দিয়ে ক্যালেন্ডার আমন্ত্রণ তৈরি করুন। এতে সফটওয়্যার সংশ্লিষ্ট নিয়ম অনুযায়ী প্রতিটি ঘটনার সময় হিসাব করতে পারে।

ধারাবাহিক মিটিং তৈরি করার পর প্রথম দিনের সময় দেখেই থামবেন না। ঘড়ি পরিবর্তনের আগের একটি এবং পরের একটি মিটিং খুলে দেখুন। প্রতিটি শহরের স্থানীয় সময় গ্রহণযোগ্য আছে কি না যাচাই করুন। নতুন সদস্য অন্য দেশ থেকে যোগ দিলে আবার মিলিয়ে নিন। কয়েক মাস পরপর এই ছোট পরীক্ষা অনেক ভুল বাঁচাতে পারে।

ন্যায্য সময়ের পাশাপাশি মিটিংটিও গুছিয়ে নিন

ন্যায্য সময় মানে সবাই একই পরিমাণ অসুবিধা সহ্য করবেন, এমন নয়। কারও পারিবারিক দায়িত্ব বা স্বাস্থ্যগত সীমা বেশি কঠোর হতে পারে। সম্মতি নিয়ে সীমারেখা ঠিক করুন। মাসের প্রথম মিটিং ঢাকার জন্য একটু দেরিতে হলে পরেরটি অন্য অঞ্চলের জন্য একটু আগে রাখা যায়। তবে ঘুমের সময়কে স্বাভাবিক কাজের সময় ধরে স্থায়ী সূচি বানাবেন না।

সময় চূড়ান্ত করার পাশাপাশি meetin.gs গুছিয়ে নেওয়ার দিকেও নজর দিন। আলোচ্য বিষয় আগে পাঠান। কোন সিদ্ধান্ত দরকার তা স্পষ্ট করুন। অংশগ্রহণকারীরা আগে মতামত লিখে দিলে সরাসরি আলোচনার দৈর্ঘ্য কমতে পারে। মিটিং শেষে সিদ্ধান্ত এবং দায়িত্ব সংক্ষেপে লিখে রাখুন।

সবার সুবিধার সময় না মিললে দুটি ছোট আঞ্চলিক আলোচনা করা যায়। তারপর সিদ্ধান্তগুলো এক জায়গায় মিলিয়ে নিন। শুধু অগ্রগতি জানানোর জন্য মিটিং হলে লিখিত আপডেটও যথেষ্ট হতে পারে। সরাসরি কথা বলা যেখানে দরকার, সেই অংশের জন্যই সবার সময় একসঙ্গে রাখুন।

চূড়ান্ত আমন্ত্রণে সময়ের অর্থ স্পষ্ট রাখুন

ভালো আমন্ত্রণ পড়ে আলাদা করে সময় হিসাব করতে হয় না। সেখানে পূর্ণ তারিখ, শুরু ও শেষের সময়, সময় অঞ্চল এবং যোগ দেওয়ার তথ্য থাকবে। শুধু তিন অক্ষরের সময়ের সংক্ষিপ্ত নাম ব্যবহার না করাই ভালো। একই সংক্ষিপ্ত নাম ভিন্ন অঞ্চলে ভিন্ন অর্থে ব্যবহৃত হতে পারে। শহরের নাম ও UTC পার্থক্য লিখলে বোঝা সহজ হয়।

একটি স্পষ্ট উদাহরণ হলো: “১৫ জানুয়ারি ২০২৭, ঢাকার সময় রাত ৮টা থেকে রাত ৮টা ৩০ মিনিট, Asia/Dhaka, UTC+06:00। একই সময় UTC 14:00 থেকে 14:30, লন্ডনে দুপুর ২টা থেকে ২টা ৩০ মিনিট এবং নিউইয়র্কে সকাল ৯টা থেকে ৯টা ৩০ মিনিট। সব শহরেই তারিখ ১৫ জানুয়ারি ২০২৭।” এই উদাহরণটি ওই নির্দিষ্ট তারিখের জন্য প্রযোজ্য।

আমন্ত্রণের ক্যালেন্ডার সময় আর বর্ণনার লেখা মিলছে কি না শেষবার দেখুন। সময় পাল্টালে দুটোই সংশোধন করুন। অংশগ্রহণকারীদের নিজের ক্যালেন্ডারে স্থানীয় সময় যাচাই করতে বলুন। কেউ ভুল সময় দেখলে তাঁর ক্যালেন্ডারের সময় অঞ্চল সেটিং পরীক্ষা করুন। মিটিংয়ের দিন সকালে এ কাজ করার চেয়ে আগে করা অনেক স্বস্তির।

পরের আমন্ত্রণটি হোক সবার জন্য সহজ

আন্তর্জাতিক মিটিংয়ের সময় বেছে নেওয়া আসলে মানুষের দৈনন্দিন জীবনের সঙ্গে কাজ মেলানোর চেষ্টা। শহর ও কাজের সময় সংগ্রহ করুন। নির্দিষ্ট তারিখে পুরো মিটিংয়ের জন্য মিল খুঁজুন। তারিখ বদল এবং মৌসুমি ঘড়ি পরিবর্তন পরীক্ষা করুন। এরপর একটি পরিষ্কার আমন্ত্রণ পাঠান। এই অভ্যাস গড়ে উঠলে বারবার একই হিসাব করতে হবে না। দলের মানুষও বুঝবেন, তাঁদের সময়ের মূল্য আছে। আর আলোচনা শুরু হবে সময় নিয়ে বিভ্রান্তি থেকে নয়, যে কাজের জন্য সবাই একত্র হয়েছেন সেখান থেকে।